Die eigentliche Linux-Migration beginnt nicht bei Linux: Was hinter der 30.000-PC-Migration in Schleswig-Holstein steckt
Wenn über die aktuelle Linux-Migration in Schleswig-Holstein gesprochen wird, steht häufig eine Zahl im Mittelpunkt: Rund 30.000 Verwaltungsarbeitsplätze sollen von Microsoft Windows und Microsoft Office auf Linux und Open-Source-Lösungen umgestellt werden.
Diese Zahl ist beeindruckend. Sie beschreibt aber nicht den wichtigsten Teil des Projekts.
Denn bei genauerer Betrachtung geht es gar nicht primär darum, Windows durch Linux zu ersetzen. Schleswig-Holstein verändert vielmehr Schritt für Schritt die technische Umgebung, von der die Verwaltung abhängig ist. LibreOffice ersetzt Microsoft Office, Open-Xchange und Thunderbird ersetzen Teile der bisherigen Mail-Infrastruktur, Nextcloud übernimmt Aufgaben bei Speicherung und Zusammenarbeit, und auch bei den Fachverfahren werden proprietäre und historisch gewachsene Abhängigkeiten abgebaut.
Das Betriebssystem kommt dabei vergleichsweise spät.
Und genau darin liegt eine wichtige Erkenntnis.
Ein Betriebssystem ist nur die Oberfläche eines viel größeren Problems
Eine Migration von Windows zu Linux wird häufig als besonders schwierig angesehen, weil die Mitarbeiter an Windows gewöhnt sind. In der Praxis ist das aber nur ein Teil des Problems.
Viel stärker bindet eine Organisation die Software, mit der ihre täglichen Arbeitsprozesse abgebildet werden.
Wer beispielsweise jeden Tag Word-Dokumente bearbeitet, Excel-Tabellen pflegt, Outlook verwendet und auf spezielle Windows-Anwendungen angewiesen ist, ist nicht einfach an Windows gebunden. Er ist an ein ganzes Software- und Arbeitsmodell gebunden.
Deshalb ist es sinnvoll, zunächst diese Abhängigkeiten zu beseitigen.
Genau diesen Weg beschreitet Schleswig-Holstein: Die Verwaltung verändert zunächst die Anwendungen und Dienste rund um den Arbeitsplatz. Erst anschließend wird der Wechsel des Betriebssystems zum nächsten Schritt.
Das ist mehr als eine technische Migrationsstrategie. Es ist ein anderer Denkansatz.
Der entscheidende Schritt: Weg vom Dokumentdenken
Noch wichtiger als die Frage „Windows oder Linux?“ ist deshalb eine andere Frage:
Warum arbeiten wir in der Verwaltung überhaupt so stark dokumentorientiert?
Ein großer Teil digitaler Verwaltungsarbeit funktioniert heute nach einem Modell, das aus der Papierwelt übernommen wurde:
- Ein Vorgang erzeugt ein Dokument.
- Ein Sachbearbeiter bearbeitet das Dokument.
- Das Dokument wird gespeichert.
- Anschließend wird es an den nächsten Sachbearbeiter weitergegeben.
- Dieser öffnet das Dokument, ergänzt oder verändert es und speichert eine neue Version.
Dass dieses Dokument inzwischen nicht mehr auf Papier, sondern als Word-Datei vorliegt, macht den Prozess zwar digitaler – aber nicht unbedingt grundsätzlich besser.
Ein digitales Dokument ist nicht automatisch ein digitaler Prozess.
Ein Word-Dokument auf einem Netzlaufwerk ist im Grunde weiterhin ein Aktenblatt. Es ist lediglich elektronisch.
Auch ein Dokumentenmanagementsystem kann dieses Grundprinzip lediglich komfortabler machen: Statt einen Papierordner von Schreibtisch zu Schreibtisch zu tragen, wird nun eine Datei von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter weitergereicht.
Das ist Digitalisierung – aber keine konsequente Nutzung der Möglichkeiten digitaler Systeme.
Fachprozesse sollten datenorientiert gedacht werden
Ein moderner Fachprozess sollte deshalb nicht primär fragen:
„Welches Dokument muss der nächste Sachbearbeiter bearbeiten?“
Sondern:
„Welche Daten liegen zu diesem Fall vor, und welche Daten muss mein Fachbereich ergänzen oder verändern?“
Das ist ein grundlegender Perspektivwechsel.
Statt beispielsweise ein Word-Dokument mit den Informationen eines Vorgangs weiterzureichen, könnte ein datenbasiertes Fachverfahren den Vorgang als strukturierte Daten abbilden.
- Der erste Sachbearbeiter erfasst die Informationen, für die sein Fachbereich zuständig ist.
- Der nächste Sachbearbeiter sieht genau die für ihn relevanten Daten und ergänzt diejenigen Informationen, die in seinen Zuständigkeitsbereich fallen.
- Ein dritter Fachbereich arbeitet anschließend mit denselben strukturierten Informationen.
Das Dokument ist dann nicht mehr das zentrale Arbeitsobjekt.
Der Fall und seine Daten sind das zentrale Arbeitsobjekt.
Dokumente können selbstverständlich weiterhin entstehen – etwa als Bescheid, Nachweis, Ausdruck oder rechtlich erforderliche Darstellung. Aber sie sind dann ein Ergebnis des Fachprozesses und nicht mehr dessen technisches Fundament.
Das verändert auch die Rolle von Word und Excel
Damit wird verständlich, warum Word und Excel in vielen Organisationen eine so starke Abhängigkeit erzeugen.
Word und Excel sind hervorragende Werkzeuge für bestimmte Aufgaben. Problematisch wird es, wenn sie als Ersatz für Fachanwendungen, Datenbanken und strukturierte Geschäftsprozesse verwendet werden.
- Eine Excel-Tabelle kann beispielsweise gleichzeitig Datenbank, Berechnung, Workflow, Schnittstelle und Bericht sein.
- Ein Word-Dokument kann gleichzeitig Eingabeformular, Datenspeicher, Kommunikationsmittel und Prozessakte sein.
Das funktioniert – bis die Organisation größer, die Prozesse komplexer und die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Automatisierung und Integration höher werden.
Dann wird aus einem einfachen Dokument schnell eine schwer beherrschbare Mini-Anwendung.
Der Ausweg besteht nicht zwangsläufig darin, Word und Excel durch andere Desktopprogramme zu ersetzen.
Der wesentlich interessantere Schritt ist, die Abhängigkeit vom Dokument als Arbeitsmittel überhaupt zu reduzieren.
Daten statt Dokumente
Nehmen wir einen stark vereinfachten Verwaltungsprozess.
Heute könnte ein Vorgang aus mehreren Word- und Excel-Dateien bestehen:
- Antrag.docx
- Stellungnahme.docx
- Berechnung.xlsx
- interne Bewertung.docx
- Bescheid.docx
Mehrere Sachbearbeiter arbeiten nacheinander an diesen Dateien.
In einem datenorientierten System könnte dagegen ein digitaler Fall existieren, der beispielsweise folgende Informationen enthält:
- Antragsteller
- Adresse
- Vorgangsnummer
- Antragsdatum
- Sachverhalt
- zuständiger Fachbereich
- Prüfstatus
- fachliche Bewertung
- Berechnungsergebnisse
- Entscheidungen
- Fristen
- Bearbeitungshistorie
Die einzelnen Fachbereiche ergänzen und prüfen diese Daten.
Aus diesen Daten können anschließend automatisch Dokumente erzeugt werden.
Damit verschiebt sich der Schwerpunkt:
Nicht mehr das Dokument transportiert den Prozess. Die Daten bilden den Prozess ab.
Das ist ein wesentlich grundlegenderer Digitalisierungsschritt als die bloße elektronische Verwaltung von Word-Dateien.
Und plötzlich wird Linux sehr viel einfacher
Hier schließt sich der Kreis zur Migration in Schleswig-Holstein.
Wenn der Arbeitsplatz überwiegend aus Anwendungen besteht, die über den Browser bedient werden, verändert sich die Bedeutung des Betriebssystems erheblich.
Der Sachbearbeiter startet seinen Rechner und öffnet den Browser.
Dort befinden sich:
- das Fachverfahren,
- das Dokumentenmanagement,
- die Kommunikationssysteme,
- Kalender und Aufgaben,
- Recherchewerkzeuge,
- Wissensdatenbanken,
- Formulare,
- Auswertungen und Berichte.
Die eigentliche Fachlogik befindet sich auf Servern oder in Cloud-/Rechenzentrumsdiensten. Das Betriebssystem des Arbeitsplatzrechners wird damit zunehmend zu einer Ausführungsplattform für den Browser. Und dann ist der Schritt von Windows zu Linux tatsächlich wesentlich kleiner. Nicht weil Linux plötzlich mit Windows identisch wäre. Sondern weil der Benutzer im Idealfall kaum noch mit dem Betriebssystem arbeitet.
Die Browserstrategie ist deshalb mehr als eine technische Entscheidung
Eine konsequente Webstrategie kann daher ein wichtiger Bestandteil digitaler Souveränität sein.
Wenn ein Fachverfahren nur unter Windows funktioniert, entsteht eine direkte Abhängigkeit:
Fachprozess → Windows → bestimmte Software
Wenn das Fachverfahren dagegen browserbasiert funktioniert, kann die Abhängigkeit anders aussehen:
Fachprozess → Webanwendung → Browser → beliebiges geeignetes Betriebssystem
Das bedeutet nicht, dass jedes Problem durch eine Webanwendung gelöst wird. Es gibt weiterhin Spezialhardware, lokale Schnittstellen, Signaturverfahren, komplexe Fachanwendungen und andere technische Abhängigkeiten. Aber die Zahl der Gründe, warum ein bestimmter Desktop unbedingt benötigt wird, kann erheblich sinken.
Genau hier liegt die tiefere Bedeutung der Schleswig-Holstein-Migration
Die interessante Frage lautet deshalb nicht:
„Kann eine Verwaltung 30.000 PCs auf Linux umstellen?“
Das ist letztlich eine technische und organisatorische Aufgabe.
Die viel interessantere Frage lautet:
„Kann eine Verwaltung ihre Fachprozesse so gestalten, dass sie nicht mehr von einem bestimmten Desktopbetriebssystem und Officeprogrammen abhängig sind?“
Wenn die Antwort darauf ja lautet, wird die Betriebssystemmigration fast zu einem nachgelagerten Infrastrukturprojekt.
Das Vorgehen in Schleswig-Holstein deutet genau in diese Richtung. Das Land ersetzt nicht einfach Windows durch Linux, sondern arbeitet gleichzeitig daran, die Abhängigkeit von Microsoft in verschiedenen Bereichen des Arbeitsplatzes und der Infrastruktur zu reduzieren, beispielsweise die Ablösung von Office, Exchange/Outlook und weiteren Komponenten sowie die Modernisierung älterer Fachverfahren.
Auch bei den Fachverfahren zeigt sich, warum dieser Teil entscheidend ist: Historisch gewachsene Anwendungen, Datenbanken und spezielle Verwaltungsprozesse sind wesentlich schwieriger abzulösen als das Betriebssystem selbst, zum Beispiel die Ablösung von Microsoft-Access-basierten Verfahren durch die Low-Code-Plattform A12.
Von der digitalen Akte zur digitalen Information
Damit könnte die nächste Stufe der Verwaltungsdigitalisierung eigentlich lauten:
Nicht die Papierakte digitalisieren. Nicht die Papierakte als PDF speichern. Nicht einmal die Papierakte einfach durch eine Word-Datei ersetzen.
Sondern:
Die Information digital strukturieren und den Prozess auf dieser Information aufbauen.
- Dokumente werden dann zu Darstellungen der Informationen.
- Ein Bescheid ist beispielsweise eine Darstellung eines bestimmten Datenstands.
- Eine Statistik wird aus den vorhandenen Daten erzeugt.
- Ein Formular ist eine Benutzeroberfläche zur Erfassung oder Änderung von Daten.
- Eine Akte ist eine Zusammenstellung der zu einem Vorgang gehörenden Informationen und Dokumente.
- Und ein Sachbearbeiter arbeitet nicht mehr primär „an einem Dokument“, sondern an einem digitalen Vorgang.
Das wäre die eigentliche Befreiung von Microsoft
Damit erhält auch der Begriff „digitale Souveränität“ eine zusätzliche Dimension. Digitale Souveränität bedeutet nicht nur, Open-Source-Software einzusetzen oder Linux zu installieren.
Sie beginnt viel früher:
Eine Organisation sollte ihre eigenen Daten und ihre eigenen Prozesse beherrschen.
Wenn die Daten strukturiert vorliegen, die Fachlogik in offenen oder kontrollierbaren Systemen abgebildet ist und die Benutzeroberflächen über standardisierte Webtechnologien funktionieren, wird die Wahl einzelner Softwareprodukte wesentlich weniger kritisch.
- Dann kann eine Organisation leichter den Browser wechseln.
- Sie kann leichter das Betriebssystem wechseln.
- Sie kann leichter einen Anbieter wechseln.
- Und sie kann leichter einzelne Komponenten ihrer IT austauschen, ohne jedes Mal den gesamten Arbeitsplatz neu erfinden zu müssen.
Das Betriebssystem wird zum austauschbaren Bestandteil
Damit könnte die langfristige Vision einer solchen Migration ungefähr so aussehen:
Heute:
Windows → Office → Word/Excel → Dokumente → Fachprozess
Zukünftig:
Betriebssystem → Browser → Fachanwendungen → strukturierte Daten → Fachprozess
Der entscheidende Unterschied liegt nicht zwischen Windows und Linux. Der entscheidende Unterschied liegt zwischen dokumentorientiertem und datenorientiertem Arbeiten. Linux ist in diesem Modell nicht das eigentliche Ziel. Linux ist vielmehr ein Beleg dafür, dass die darunterliegende Infrastruktur austauschbar geworden ist.
Die 30.000 PCs sind deshalb nur die sichtbare Spitze
Die eigentliche Migration in Schleswig-Holstein ist damit interessanter, als die Zahl von 30.000 PCs vermuten lässt. Die 30.000 Arbeitsplätze sind der sichtbare Teil. Darunter findet eine viel grundlegendere Veränderung statt: Anwendungen, Kommunikationssysteme, Speicherlösungen, Identitätsdienste und Fachverfahren werden neu gedacht und aus der bisherigen Microsoft-Abhängigkeit herausgelöst.
Die Erfahrungen aus München mit LiMux zeigen zugleich, dass eine solche Veränderung nicht allein eine technische Aufgabe ist. Dort spielten neben technischen Fragen auch organisatorische Strukturen, Verantwortlichkeiten und politische Entscheidungen eine wichtige Rolle.
Die wichtigste Lehre lautet deshalb möglicherweise:
Man sollte nicht zuerst Linux einführen und anschließend versuchen, die bestehenden Prozesse irgendwie darauf zum Laufen zu bringen.
- Besser ist es, zuerst die Prozesse und Daten neu zu denken.
- Dann die Anwendungen entsprechend zu gestalten.
- Dann die Abhängigkeit von proprietären Desktopprogrammen zu reduzieren.
- Und erst danach stellt sich die Frage, welches Betriebssystem auf dem Arbeitsplatz läuft.
Wenn der Arbeitsplatz am Ende im Wesentlichen aus einem Browser und wenigen standardisierten Komponenten besteht, wird aus einer vermeintlich riesigen Windows-zu-Linux-Migration ein wesentlich kleinerer Schritt.
Die eigentliche Befreiung findet also nicht auf den PCs statt. Sie findet im Kopf und im Design der Fachprozesse statt.